Plantillas de recibos

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Comience a ofrecer un flujo de pago profesional para sus clientes hoy mismo

Si no le encanta la contabilidad, puede que no le emocione lidiar con los modelos de recibo y facturas.

Lo que muchos de los dueños de pequeñas empresas no saben es que no se trata solo de una parte necesaria de crear una experiencia de pago profesional y segura para sus clientes- al confirmar que se recibió correctamente el pago del cliente, sino que también son parte de su marca, y su aspecto reflejará su negocio.

Asegúrese de que sus clientes siempre reciban una confirmación automatizada de pagopor correo electrónico o sms cuando haya recibido un pago.

Despídase de la facturación complicada y dígale hola a la aplicación de procesamiento de pagos y modelos de recibo vcita, la cual se encarga de todos los procesos de facturación.

Consejos para crear recibos en Word

  • Use las plantillas de recibo Word de la biblioteca Word

    Seleccione Archivo>Elegir nuevo y buscar “recibos” en el cuadro de búsqueda de Office.com para obtener su selección de plantillas de recibos gratis. Se aconseja dedicar tiempo a personalizar la plantilla que use, ya que las plantillas Word pueden parecerles bastante genéricas a los clientes que también utilicen el paquete Office.

  • Use la plantilla de recibo personalizable de vcita

    Si no tiene ganas de tomarse la molestia de modificar una de las plantillas genéricas de Word, descargue en vcitasu elegante plantilla de recibo gratis y lista para usar.
    Puede fácilmente agregar su logo, fuente, y otros elementos de su marca como encabezados y pies de página y, además, la puede guardar en Word para poder accesarla más tarde.

Consejos para crear recibos en Excel

  • Crear múltiples recibos en un archivo

    Con Excel, puede crear hojas de trabajo adicionales al hacer clic en el ícono “+” al lado de “Hoja 1”, lo cual resulta útil si necesita múltiples plantillas de recibo para un cliente–por ejemplo, un recibo oficial y un albarán de entrega.

  • Trabajar con fórmulas

    También puede usar la función de sumas para sumar el total de los recibos en diferentes hojas de trabajo, lo cual es una forma útil de seguir las cuentas a cobrar si no cuenta con un software de facturación automatizado.

  • Use las plantillas vcita profesionales de Microsoft Excel para recibos

    También puede usar plantillas gratis o bien crear plantillas personalizables en Excel, pero si desea una solución más fácil, descargue la plantilla para recibos de diseño profesional y con formato Excel de vcita. Igual que con Word, puede guardarla a los archivos de plantillas Excel para poder accesarla más tarde, cuando abra un nuevo documento.

Los recibos de pago optimizados pueden impulsar su marca

Un elemento clave de la identidad de marca es la consistencia. Contar con un flujo de pago optimizado desde el envío de un modelo de recibo hasta la confirmación de pagos y el envío de recibos de ventas, lo ayudará a reforzar su marca y a establecer su profesionalismo. Usar una plantilla de recibo con el formato de su marca significa que probablemente no olvidará elementos importantes, como el número de modelo de recibo y la información de contacto.

Además, tendrá todos los registros de pago en un solo lugar, resulta útil tanto para usted como para su cliente saber de un vistazo dónde están los totales, subtotales y números de recibo.

Conozca más sobre cómo vcita puede ayudarlo a optimizar su flujo de pagos.

Software de modelos de recibo

Desde el primer “hola” hasta el modelo de recibo final

Obtenga pagos un 60% más rápido con un software de facturación del cliente que lo apoya durante el ciclo de facturación completo:

Software de facturación automatizada – una nueva forma de gestionar pagos y recibos

  • Menos entrada de datos significa menos errores humanos

    Cuando se crean modelos de recibo manualmente, se puede olvidar fácilmente actualizar la fecha, el número de modelo de recibo o el contacto del cliente. Con la creación automática de modelos de recibo, toda la entrada de datos se hace automáticamente, lo cual reduce la cantidad potencial de errores humanos.

  • Los recordatorios automáticos significa menos modelos de recibo vencidos

    El software vcita de facturación envía recordatorios automáticos a sus clientes cuando tienen facturas pendientes, para que sus cuentas por cobrar no se acumulen. Puede seguir fácilmente desde su tablero de control de pagos exactamente qué modelos de recibo se han pagado y cuáles vencen.

  • Mitigar el riesgo de fraude:

    Si tiene empleados que envian modelos de recibo, considere el software de facturación para su tranquilidad. La facturación automatizada significa que tiene acceso a cualquier modelo de recibo que sus empleados creen, lo cual reduce el riesgo de que los empleados creen modelos de recibo fraudulentos.

  • Numeración automática de modelos de recibo y recibos:

    Los números de modelos de recibo y recibos son una de esas cosas que nunca parecen importantes hasta que las necesita. El software de facturación de vcita genera números de recibo automáticamente, lo cual asegurará que su sistema de numeración sea consistente. Dará a cada recibo un número único, en orden cronológico, lo cual puede resultar muy importante cuando necesite escarbar a través de sus registros.

Plantillas de recibos (Preguntas frecuentes)

  • 1. ¿Qué incluir en un recibo? (Lo que debe incluir puede variar dependiendo de cómo haga negocios).

    La palabra “Recibo” claramente y en negritas: Si envía un recibo a un cliente con muchos modelos de recibo a pagar, puede que confundan fácilmente la plantilla de recibo por una plantilla de modelo de recibo y hacer un segundo pago por error.
    El logo de su compañía y datos: Asegúrese de que resulte fácil contactarlo si p. ej.un cliente decide que quiere volver a pedir algo de su negocio.
    La información de contacto y el número de cliente: Evite enviar el recibo a la persona equivocada. Si usa números de cliente, incluirlos facilitará hacer una referencia cruzada de los recibos con la información CRM.
    Fecha de pago: Podrá seguir cuánto tiempo pasa entre el modelo de recibo y el pago, y su cliente tendrá un registro de cuándo recibió el pago, para su propia contabilidad.
    Resumen de compras: Se puede formatear de forma similar a sus modelos de recibo, o resumir si se hace un recibo de cobro
    Información de impuestos: Su cliente podría reclamar los impuestos de su compra en transacciones negocio a negocio.
    Número de recibo: Esto resulta particularmente útil cuando tiene pagos recurrentes de clientes de la misma cantidad, o si recibe pagos grandes por múltiples modelos de recibo.
    Números de modelos de recibo pagados, si corresponde: Si un pago que recibió es por múltiples modelos de recibo, asegúrese de incluir todos los números de modelo de recibos a la cual aplica el pago en el recibo.
    Método de pago: Resulta útil poder buscar qué método de pago se usó. De esa manera, sabrá qué buscar cuando vuelva a revisar los números. Your Company Logo and Details: Make it easy to get in touch with you, if fx. a client decides they want to reorder something from you.
    Your Client’s Contact Info and Client Number: Avoid sending the receipt to the wrong person. If you use client numbers, including them will also make it easier to cross reference receipts with CRM information.
    Date of Payment: You’ll be able to track the length of time between invoicing and payment, and your client will have a record of when you received payment for their own accounting purposes.
    Summary of Purchases: Can either be formatted in a similar way to your invoices, or summarized if you’re making a collection receipt.
    Tax Information: Your client may be able to claim taxes back from their purchase in B2B transactions.
    Receipt Number: This is particularly helpful if you have recurring payments from clients that are the same dollar amount, or are receiving large payments for multiple invoices.
    Invoice Numbers Paid, if Applicable: If a payment you’ve received is for multiple invoices, make sure to include all the invoice numbers you’re applying the payment to on the receipt.
    Method of Payment: It’s helpful to be able to look up what payment method they used. That way, you’ll know what to look for when you’re double-checking the numbers.

  • 2. ¿Cuál es el tipo de recibo común?

    El tipo de recibo más común es el recibo de venta. Usualmente lo usan los negocios con puntos de venta. Un recibo de venta se genera en la caja registradora de una tienda física o como correo electrónico en un sitio de comercio electrónico. Generalmente incluye la lista de elementos comprados, la información sobre los impuestos, la información de contacto de la tienda y la política de reembolso.

  • 3. ¿Qué es un recibo de entrega?

    Este es un recibo que se usa al enviar artículos a los clientes. Es la confirmación de que el artículo vendido lo recibió el cliente, quien quizás deba firmar el recibo de entrega, según el servicio de entrega que se use.

  • 4. ¿Qué es un recibo de cobro?

    Este tipo de recibo se genera para los clientes que tienen mútliples modelos de pago pendientes. Si un cliente ha pagado seis modelos de recibo de una vez, estos recibos resumen los números y totales del modelo de recibo, mostrando cómo se aplicó el pago.

  • 5. ¿Qué es un estado de cuenta?

    Aunque algunos dirían que un estado de cuenta es técnicamente algo separado de un recibo, sigue siendo un documento importante que lo acompaña. Un estado de cuenta es el resumen de los modelos de recibo que se han pagado en la cuenta del cliente; a diferencia de un recibo de cobro, también muestra todos los modelos de recibo pendientes de ese cliente. Es buena idea enviar estados de cuenta una vez al mes si factura a un cliente de forma regular.

  • 6. ¿Qué es un recibo oficial?

    Los recibos oficiales son importantes para las auditorías; si su gobierno tiene requisitos sobre la información necesaria para declarar impuestos o gastos, un recibo oficial contendrá toda esa información. Asegúrese de informarse sobre la ley tributaria en su área para que toda la información esté completa–de esa manera, su cliente no tendrá que pedirle una versión modificada en caso de auditoría.

  • 7. ¿Qué es un recibo de orden de compra?

    Si su cliente ha hecho un acuerdo de compra con usted, entonces podría tener dos recibos: uno que confirma que puede entregar los productos por correo, y otro que confirma el pago. El segundo recibo a menudo hará referencia al método de entrega y resumirá su estado, particularmente si todavía hay productos que no se han facturado y enviado.

  • 8. ¿Qué sonlos recibos de regalo?

    Aunque un recibo de regalo puede contener la información sobre lo que el cliente compró, no se incluye la información sobre el precio para que el destinatario tenga la opción de devolver o cambiar el artículo sin tener que saber el precio. Es importante incluir las políticas de devolución y cambio en los recibos de regalo, junto con la información de contacto de la tienda.

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